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Buzón de facturas
Proveedores y profesores envían al mismo buzón; la IA reconoce si quien factura es un proveedor registrado o un profesor con contrato y trata cada caso con sus reglas.
Todos los casos
Educación · Finanzas y administración
Bandeja de facturas para profesores.
Las facturas de la escuela, de proveedores y de profesores, en la misma bandeja. La IA las lee, comprueba tarifas, horas impartidas, IVA y retención de IRPF, y solo te enseña las que tienen algo raro.
01 · El punto de partida
Las facturas de profesores, comprobadas una a una y a mano.
La Administración de una escuela de negocios recibe cada mes facturas de proveedores y facturas de profesores: docencia de programas, talleres y tutorías.
Las de proveedores ya seguían su recorrido de siempre. Las de profesores eran las más lentas: había que abrir el contrato de colaboración, mirar el calendario académico, comprobar la tarifa por hora, el IVA y la retención de IRPF antes de pagar.
02 · El reto
Comprobar tarifas, horas y retenciones sin dejar pasar nada.
- Contrastar la tarifa por hora con el contrato de colaboración de cada profesor.
- Comparar las horas facturadas con las registradas en el calendario académico.
- Aplicar la retención de IRPF correcta y pedir rectificación cuando falta o no está justificada.
- Detectar duplicados, diferencias de precio y cambios de cuenta antes de dar curso al pago.
03 · La solución
La bandeja de facturas de la escuela, con el calendario académico dentro.
El mismo recorrido de la bandeja —buzón, ERP y aprobaciones— ampliada con los contratos de colaboración y el calendario académico de la escuela.
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Contratos, calendario y contabilidad
Además del pedido y el albarán, la bandeja consulta el contrato de colaboración de cada profesor y las horas impartidas del calendario académico, y prepara el asiento según las reglas acordadas.
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Rectificaciones y aprobaciones
Si falta la retención o la tarifa no es la del contrato, el mensaje al profesor ya está preparado con lo que falla. Un cambio de cuenta bloquea el pago hasta confirmarlo por un canal conocido.
04 · Qué cambia en el día a día
Cada factura de profesor deja de ser un expediente a mano.
Administración
Abre la factura ya leída, con el contrato, el calendario, el IVA y la retención comprobados. Solo revisa las que tienen algo raro.
Profesores
Reciben un mensaje claro con lo que falla —la tarifa del contrato, las horas impartidas o la retención— y qué enviar para cobrar.
Dirección financiera
Ve duplicados, facturas en espera y pagos bloqueados por un cambio de cuenta, antes de que salga el dinero.
Coordinación académica
Su calendario alimenta las comprobaciones, y las sesiones extra sin registrar llegan a ella para revisarlas.
05 · Cómo lo construimos
Con el método Adaptive Intelligence.
Con Adaptive Intelligence partimos de las facturas de profesores, que eran las más lentas: definimos con Administración y asesoría fiscal las reglas de retención y comprobación, conectamos contratos y calendario académico junto al ERP y validamos el recorrido con facturas correctas y con excepciones antes de abrirlo a todo el centro.
“La factura de un profesor se comprueba contra su contrato y su calendario.”
Profesores e IRPF
La retención de cada profesor, aplicada y justificada.
Un profesor que factura a la escuela como profesional lleva retención de IRPF: la general del 15 %, o la del 7 % durante los tres primeros años de actividad, que exige tener firmada la comunicación de inicio de actividad. Sin ese papel firmado, la bandeja pide la factura rectificada con la retención general antes de dar curso al pago.
Cuando la factura llega sin retención o con una tarifa distinta a la del contrato de colaboración, la IA prepara el mensaje para el profesor con lo que falla y lo que hay que enviar. La escuela no redacta nada a mano.
El tipo que corresponde a cada profesor y el IVA de la docencia se configuran con vuestra asesoría fiscal. La bandeja aplica las reglas que la asesoría define; las decisiones de fiscalía no son suyas.
Horas impartidas
Cada hora facturada se contrasta con el calendario académico.
Las horas facturadas se comparan con las que el calendario académico registra para ese profesor y ese mes. Si hay una sesión extra sin registrar, se revisa con coordinación académica; si no, se pide la factura rectificada con las horas impartidas. Las facturas de proveedores siguen el mismo recorrido que en cualquier empresa: pedido, albarán, duplicados y cambios de cuenta bloqueados hasta confirmarlos por un canal conocido.