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Buzón de facturas
Priorizamos una cuenta exclusiva para proveedores. Si se mantiene el correo de Administración, el proceso selecciona una etiqueta Facturas en Gmail o una carpeta en Outlook, alimentada mediante filtros acordados con el equipo.
Todos los casos
Servicios · Finanzas y administración
Bandeja de facturas con IA.
Del correo al asiento contable, con el pedido, el albarán y las aprobaciones en una misma vista. La IA identifica las diferencias para que Administración se centre en lo que necesita una decisión.
01 · El punto de partida
Las facturas llegan por correo. Las comprobaciones, a mano.
Administración recibe facturas de proveedores, abre los adjuntos y busca en el programa de gestión el pedido, el albarán y la ficha del proveedor. Después revisa importes, impuestos, vencimientos y datos bancarios antes de preparar el asiento.
El trabajo no termina al leer el PDF: hay que distinguir una factura correcta de un precio no pactado, una cantidad no recibida, una copia duplicada o un cambio de IBAN que necesita verificarse. La bandeja reúne ese recorrido en una sola vista, sin sustituir la contabilidad de la empresa.
02 · El reto
Revisar las excepciones, no todo el correo de Administración.
- Separar la entrada de facturas del resto de comunicaciones de la empresa.
- Contrastar cada documento con pedidos, albaranes y proveedores registrados en el ERP.
- Detectar duplicados, diferencias de precio o cantidad y cambios de cuenta antes de dar curso al pago.
- Pedir el visto bueno a la persona responsable cuando falta un pedido y conservar el historial de la decisión.
03 · La solución
Tres conexiones. Un proceso de principio a fin.
La propuesta se organiza alrededor del buzón de facturas, el ERP y el canal de aprobaciones. La IA lee y propone; las reglas de la empresa determinan qué puede avanzar y qué necesita revisión humana.
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ERP y contabilidad
Consultamos pedidos, albaranes y la ficha del proveedor, incluido su IBAN, y trasladamos el asiento según las reglas acordadas. Holded, A3, Sage, Odoo o SAP son opciones a evaluar según la versión y los accesos disponibles: sin esta conexión, leer no equivale a comprobar.
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Aprobaciones y seguimiento
WhatsApp o correo llevan la solicitud al responsable. Su decisión vuelve a la bandeja con un registro; las discrepancias pueden generar una reclamación preparada, y un cambio de IBAN requiere confirmación por un canal conocido del proveedor.
04 · Qué cambia en el día a día
Cada equipo ve lo que necesita resolver.
Administración
Tiene el documento, los datos extraídos, las comprobaciones y el asiento propuesto juntos. Puede revisar una diferencia y preparar la respuesta sin reconstruir el expediente.
Compras y responsables
Reciben la excepción concreta: precio distinto, unidades no recibidas o una compra sin pedido. La aprobación queda ligada a esa factura.
Finanzas
Sigue facturas pendientes, duplicados y alertas bancarias. La vista de cobros reúne deuda vencida, prioridades y mensajes preparados; el panel permite seguir el trabajo sin atribuir resultados no medidos.
IT
Autoriza las conexiones, revisa los permisos y puede revocarlas. El acceso al correo y las acciones de modificación se definen por separado, con el menor alcance que admita cada proveedor.
05 · Cómo lo construimos
Con el método Adaptive Intelligence.
Con Adaptive Intelligence empezamos por las reglas reales de Administración: entrada de documentos, comprobaciones, responsables y condiciones para contabilizar. Después evaluamos los accesos del ERP, delimitamos el buzón y el canal de aprobaciones, y validamos el recorrido con facturas correctas y excepciones. Si llegan documentos escaneados, se puede sumar una carpeta de Drive o SharePoint. El seguimiento se centra en tiempos de revisión, incidencias y trazabilidad, sin prometer cifras antes de medirlas.
“Leer la factura es el principio. Comprobarla es lo que importa.”
Acceso al correo
Seleccionar facturas no exige abrir todo Administración.
La opción preferente es un buzón exclusivo, como facturas@empresa.com, al que escriben los proveedores. Es una dirección orientativa, no un contacto de Smartik. Conectamos Gmail mediante la API de Google u Outlook mediante Microsoft Graph, con autorización de IT y acceso revocable.
Si se mantiene la cuenta de Administración, un filtro puede separar adjuntos PDF, remitentes conocidos o mensajes con la palabra «factura» en una etiqueta o carpeta. La app procesa esa selección, pero filtrar no limita por sí solo los permisos de la cuenta: IT debe revisar el alcance real que permite el proveedor.
La lectura y el registro de procesamiento son distintos. Marcar correos o moverlos a «Leídas» requiere permisos de modificación adicionales; con acceso de solo lectura, el estado de procesamiento se conserva en la app sin cambiar el buzón.
Factura electrónica
El formato cambia. Las comprobaciones siguen.
La evolución hacia la factura electrónica obligatoria entre empresas en España hace importante preparar las conexiones. Un formato estructurado facilita la lectura, pero no sustituye el contraste con pedidos, albaranes, duplicados y datos bancarios. El calendario y los requisitos aplicables deben revisarse según la normativa vigente y la situación de cada empresa.